Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento

ProFax es responsable del tratamiento de los datos personales respecto de aquellos tratamientos en los que determina directamente las finalidades y medios.

Sitio web: https://profax.cloud
Correo: soporte@profax.cloud
País: Colombia

La identificación jurídica del responsable podrá actualizarse cuando ProFax sea operado formalmente por una persona jurídica.

2. Alcance

Esta Política aplica a los datos tratados mediante:

• profax.cloud;
• procesos de registro;
• autenticación;
• soporte;
• gestión de cuentas;
• suscripciones;
• pagos;
• facturación electrónica;
• comunicaciones;
• sistemas tecnológicos asociados.

3. Roles de Tratamiento

3.1. ProFax como Responsable

ProFax podrá actuar como Responsable respecto de los datos personales de sus usuarios, contactos comerciales y personas con las cuales mantenga una relación directa.

3.2. ProFax como Encargado

Cuando un Tenant introduzca en ProFax datos personales de sus clientes, proveedores, empleados u otros terceros, ProFax podrá actuar como Encargado del tratamiento por cuenta del Tenant.

En este escenario, el Tenant determina las finalidades para las cuales utiliza los datos y debe contar con una base jurídica válida para su tratamiento.

ProFax tratará dichos datos conforme a las instrucciones y finalidades relacionadas con la prestación del Servicio.

4. Datos Personales Tratados

Dependiendo del uso de la Plataforma, podrán tratarse:

Datos de identificación

Nombre, identificación, NIT y datos similares.

Datos de contacto

Correo electrónico, teléfono, dirección y demás datos de contacto.

Información empresarial

Razón social, actividad económica e información necesaria para operar la cuenta.

Información de clientes y terceros

Datos introducidos por el Tenant respecto de sus propios clientes, proveedores y contactos.

Datos de facturación

Información necesaria para generar y gestionar documentos electrónicos.

Datos de pago

Información relacionada con la suscripción y transacciones, de acuerdo con el proveedor de pagos utilizado.

Datos técnicos

IP, navegador, dispositivo, timestamps, sesiones, registros de auditoría y eventos de seguridad.

5. Finalidades

Los datos podrán ser utilizados para:

1. Crear y administrar cuentas.
2. Autenticar usuarios.
3. Prestar el Servicio.
4. Gestionar suscripciones.
5. Procesar pagos.
6. Generar y administrar documentos electrónicos.
7. Transmitir información a terceros necesarios para la prestación del Servicio.
8. Prestar soporte.
9. Detectar y prevenir incidentes de seguridad.
10. Mantener registros de auditoría.
11. Cumplir obligaciones legales.
12. Atender solicitudes y reclamos.
13. Mantener y mejorar técnicamente la Plataforma.
14. Enviar comunicaciones operativas y de seguridad.
15. Enviar comunicaciones comerciales cuando exista una base jurídica válida.

6. Datos Introducidos por el Tenant

El Tenant declara que cuenta con una base jurídica válida para recopilar, utilizar y registrar en ProFax la información de sus clientes, proveedores y demás terceros.

El Tenant deberá tratar dichos datos conforme a la finalidad para la cual fueron obtenidos y evitar recopilar información que no sea necesaria.

ProFax no utilizará deliberadamente los datos del Tenant para finalidades independientes del Servicio salvo cuando exista una base jurídica o una obligación legal que lo permita.

7. Proveedores Tecnológicos

Para prestar el Servicio, ProFax podrá utilizar proveedores de:

• infraestructura;
• alojamiento;
• almacenamiento;
• correo;
• seguridad;
• autenticación;
• procesamiento de pagos;
• facturación electrónica;
• soporte;
• monitoreo.

Cuando estos proveedores actúen como encargados o subencargados, estarán sujetos a obligaciones contractuales apropiadas de seguridad y confidencialidad.

8. Proveedor de Facturación Electrónica

Cuando ProFax utilice un proveedor externo para estructurar, firmar, transmitir o gestionar documentos electrónicos, podrá transmitir a dicho proveedor los datos estrictamente necesarios para ejecutar el servicio contratado.

La identificación y características del proveedor utilizado por ProFax podrán actualizarse cuando cambie la arquitectura tecnológica.

9. Proveedores de Pago

ProFax podrá utilizar Wompi u otros proveedores de pago para procesar suscripciones y transacciones.

La información necesaria para ejecutar el pago podrá ser transmitida al proveedor correspondiente.

10. Transferencias y Transmisiones

ProFax podrá realizar transmisiones o transferencias de información cuando resulten necesarias para prestar el Servicio, cumplir obligaciones legales o utilizar proveedores tecnológicos.

Cuando resulte exigible, dichas operaciones se realizarán conforme a los mecanismos establecidos por la legislación colombiana.

11. Seguridad

ProFax implementará medidas técnicas y organizativas razonables para reducir riesgos de pérdida, alteración, acceso o divulgación no autorizada.

Entre ellas pueden encontrarse:

• HTTPS/TLS;
• protección de credenciales;
• control de acceso;
• aislamiento lógico por Tenant;
• gestión de sesiones;
• auditoría;
• mecanismos de seguridad de infraestructura;
• procedimientos de gestión de incidentes.

Las medidas podrán evolucionar conforme a la arquitectura y riesgos del Servicio.

12. Conservación de Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades correspondientes o mientras exista una obligación legal o contractual que exija su conservación.

Los documentos e información sujetos a obligaciones fiscales o legales de conservación podrán permanecer almacenados durante el período exigido por la normativa aplicable.

13. Copias de Seguridad

ProFax podrá realizar copias de seguridad para fines de recuperación ante fallos, continuidad operativa y seguridad.

Estas copias podrán mantenerse durante períodos técnicos distintos de la información principal de producción.

14. Derechos de los Titulares

Los titulares podrán, conforme a la legislación aplicable:

• conocer los datos tratados;
• solicitar acceso;
• actualizar;
• rectificar;
• corregir;
• solicitar supresión cuando proceda;
• solicitar información sobre su tratamiento;
• revocar autorizaciones cuando legalmente sea posible;
• presentar consultas y reclamos.

15. Procedimiento

Las solicitudes deberán enviarse a:

soporte@profax.cloud

La comunicación deberá permitir identificar al solicitante y explicar claramente la solicitud.

ProFax responderá dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana.

Cuando la normativa permita una ampliación del plazo, se informará al solicitante conforme corresponda.

16. Datos Sensibles

ProFax no solicitará deliberadamente datos sensibles salvo cuando resulten necesarios para una funcionalidad concreta y exista una base jurídica válida para su tratamiento.

17. Menores de Edad

ProFax no está dirigido específicamente a menores de edad.

Cuando se trate información de menores en escenarios permitidos por la legislación, se aplicarán las garantías y condiciones legales correspondientes.

18. Cookies

ProFax podrá utilizar cookies y tecnologías estrictamente necesarias para:

• autenticación;
• mantenimiento de sesiones;
• seguridad;
• protección CSRF;
• funcionamiento técnico;
• balanceo de carga cuando corresponda.

Si en el futuro se incorporan cookies analíticas, publicitarias o equivalentes que requieran mecanismos adicionales de consentimiento o información, ProFax actualizará esta política y sus mecanismos correspondientes.

19. Comunicaciones

ProFax podrá enviar comunicaciones operativas relacionadas con:

• cuenta;
• seguridad;
• pagos;
• mantenimiento;
• funcionamiento;
• cambios importantes.

Las comunicaciones comerciales se enviarán cuando exista autorización o base jurídica válida y conforme a las reglas aplicables.

20. Datos de Pago

Cuando el pago sea procesado directamente por la pasarela correspondiente, ProFax no pretende almacenar deliberadamente datos completos de tarjetas cuando no sean necesarios para prestar el Servicio.

21. Incidentes de Seguridad

ProFax mantendrá mecanismos razonables para detectar, analizar y gestionar incidentes de seguridad.

Cuando corresponda legalmente, se realizarán las notificaciones y actuaciones requeridas por las autoridades o por la normativa aplicable.

22. Actualizaciones de la Política

Esta Política podrá ser modificada debido a cambios legales, tecnológicos, operativos o en las características del Servicio.

La versión vigente estará disponible en profax.cloud.

23. Contacto

Para asuntos relacionados con privacidad y protección de datos:

soporte@profax.cloud