Términos y Condiciones de Uso
Sitio web: https://profax.cloud
Correo oficial: soporte@profax.cloud
País de operación: Colombia
Última actualización: 15 de septiembre de 2026
1. Identificación del Servicio
Estos Términos y Condiciones regulan el acceso, contratación y utilización de ProFax, plataforma de software como servicio (SaaS) disponible a través de profax.cloud.
Para efectos de estos Términos, “ProFax”, “la Plataforma” o “el Servicio” hacen referencia al servicio tecnológico ofrecido a través de profax.cloud.
Canal de contacto: soporte@profax.cloud.
La identificación jurídica del titular u operador del Servicio podrá actualizarse cuando ProFax sea formalmente operado por una persona jurídica.
2. Aceptación
Al registrarse, contratar una suscripción, acceder o utilizar ProFax, el usuario declara que ha leído, comprendido y aceptado estos Términos y Condiciones, así como la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y la Política de Reembolso.
Si el usuario actúa en nombre de una empresa, declara que cuenta con autorización suficiente para utilizar el Servicio en representación de dicha empresa.
Si el usuario no está de acuerdo con estos términos, deberá abstenerse de registrarse o utilizar ProFax.
3. Definiciones
Para efectos de estos Términos:
Servicio: plataforma SaaS ProFax y las funcionalidades contratadas.
Cuenta: registro utilizado para acceder a ProFax.
Tenant: empresa, negocio o entidad que utiliza ProFax como espacio independiente de gestión y almacenamiento de información.
Owner: usuario principal del Tenant, encargado de administrar la suscripción y los usuarios autorizados.
Usuario autorizado: persona invitada por el Owner para acceder al Tenant conforme a los permisos asignados.
Datos del Tenant: información introducida, generada o almacenada por el usuario dentro de ProFax.
Documentos electrónicos: documentos generados o procesados mediante las funcionalidades de facturación electrónica disponibles en ProFax.
4. Naturaleza del Servicio
ProFax es un servicio tecnológico bajo modalidad Software as a Service (SaaS).
El usuario adquiere un derecho limitado, temporal, no exclusivo y no transferible para utilizar el Servicio durante la vigencia de su suscripción.
El uso de ProFax no implica transferencia de propiedad sobre el software, código fuente, infraestructura, interfaces, diseños, marcas, algoritmos, bases de datos estructurales o demás componentes tecnológicos de la Plataforma.
5. Registro y Cuenta
El usuario deberá proporcionar información verdadera, completa y actualizada cuando sea requerida para crear o mantener su cuenta.
El usuario será responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de las actividades realizadas desde su cuenta.
Cuando sospeche que sus credenciales han sido comprometidas, deberá informar a ProFax mediante soporte@profax.cloud y adoptar medidas razonables para proteger su cuenta.
6. Tenants y Usuarios Autorizados
Cada Tenant constituye un entorno separado dentro de ProFax.
El Owner podrá invitar usuarios a su Tenant y administrar los permisos que se les otorguen.
Los usuarios invitados actuarán dentro del Tenant correspondiente y no adquirirán derechos sobre otros Tenants o cuentas.
El Owner será responsable de controlar quién puede acceder a la información de su empresa y de administrar adecuadamente los permisos concedidos a sus usuarios.
ProFax podrá suspender o revocar el acceso de cualquier usuario cuando exista una causa razonable relacionada con seguridad, fraude, incumplimiento contractual o requerimiento legal.
7. Planes y Precios
Los planes, funcionalidades, límites, precios y períodos de facturación serán los publicados por ProFax en la página correspondiente o los informados al usuario antes de la contratación.
Los precios podrán estar sujetos a impuestos u otros cargos legalmente aplicables, los cuales deberán ser informados cuando corresponda.
ProFax podrá modificar sus planes, características o precios para nuevas contrataciones.
Cuando una modificación afecte una suscripción vigente de manera sustancial, será comunicada con una antelación razonable o conforme a las obligaciones legales aplicables.
8. Período de Prueba
ProFax podrá ofrecer un período de prueba gratuito conforme a las condiciones informadas al momento del registro.
El período de prueba actualmente ofrecido podrá ser de treinta (30) días para el plan correspondiente.
Cuando se requiera un método de pago durante el registro de prueba, el usuario deberá proporcionar un método de pago válido y aceptar las condiciones de cobro aplicables.
La finalización del período de prueba podrá generar automáticamente el cobro del plan contratado cuando esta condición haya sido informada y autorizada previamente por el usuario.
El usuario podrá cancelar antes de la fecha de finalización de la prueba para evitar el cobro correspondiente.
9. Suscripciones y Renovación Automática
Las suscripciones podrán contratarse bajo modalidad mensual, anual u otras modalidades ofrecidas por ProFax.
Salvo cancelación previa, una suscripción podrá renovarse automáticamente al finalizar el período contratado, utilizando el método de pago autorizado.
Los cobros podrán ser procesados mediante Wompi u otro proveedor de pagos utilizado por ProFax.
Los cobros rechazados podrán generar reintentos, períodos de gracia, restricciones de acceso o suspensión de la cuenta de acuerdo con las condiciones del Servicio.
10. Cancelación
El usuario podrá cancelar su suscripción mediante las herramientas habilitadas por ProFax o mediante soporte cuando sea necesario.
La cancelación impedirá las renovaciones futuras según las condiciones aplicables.
Salvo que una condición legal o comercial establezca lo contrario, la cancelación no implica automáticamente la devolución de valores ya cobrados.
Cuando corresponda, el usuario podrá continuar utilizando el Servicio hasta el final del período ya pagado.
11. Derecho de Retracto y Otros Derechos Legales
Cuando sea aplicable la legislación colombiana de protección al consumidor, ProFax respetará los derechos legalmente reconocidos, incluyendo el derecho de retracto, reversión de pagos y demás derechos que resulten aplicables.
La Política de Reembolso de ProFax constituye una política comercial y no pretende limitar derechos que tengan carácter obligatorio.
12. Facturación Electrónica
Cuando ProFax ofrezca funcionalidades de facturación electrónica, dichas funcionalidades se prestarán como herramientas tecnológicas destinadas a facilitar la generación, gestión, transmisión, validación y consulta de documentos electrónicos.
La responsabilidad tributaria derivada de la actividad económica corresponde al obligado tributario.
El usuario es responsable de proporcionar información correcta, suficiente y actualizada para la operación del sistema.
El usuario deberá verificar especialmente:
- identificación y NIT;
- datos del adquirente;
- información tributaria;
- impuestos;
- retenciones;
- numeraciones;
- prefijos;
- fechas;
- conceptos;
- cantidades;
- valores;
- productos y servicios.
ProFax no presta servicios de asesoría contable, tributaria, jurídica, financiera ni de auditoría.
13. Corrección de Documentos Electrónicos
Los documentos electrónicos que hayan sido emitidos o transmitidos no podrán modificarse o eliminarse de forma incompatible con las normas aplicables.
Cuando exista un mecanismo legal específico para corregir un documento, el usuario deberá utilizar dicho mecanismo.
Las correcciones podrán realizarse mediante notas crédito, notas débito u otros procedimientos establecidos por la legislación aplicable.
Eliminar una representación o registro visual dentro de la plataforma no implica que desaparezcan las obligaciones legales relacionadas con el documento correspondiente.
14. Responsabilidades del Usuario
El usuario será responsable de:
- la exactitud de la información suministrada;
- la configuración fiscal de su cuenta;
- la correcta utilización del Servicio;
- la protección de sus credenciales;
- las actuaciones realizadas por sus usuarios autorizados;
- el cumplimiento de las obligaciones legales y tributarias asociadas a su actividad;
- la conservación de información cuando legalmente corresponda;
- mantener mecanismos de contingencia apropiados para su actividad cuando éstos sean exigidos por la legislación aplicable.
15. Contingencias
ProFax podrá proporcionar herramientas o funcionalidades destinadas a apoyar la gestión de contingencias tecnológicas.
Estas herramientas no sustituyen las obligaciones legales del usuario ni los mecanismos de contingencia que éste deba implementar conforme a la legislación tributaria.
Cuando una interrupción sea causada por ProFax, éste procurará restablecer el Servicio dentro de un plazo razonable.
Cuando la interrupción sea causada por terceros, autoridades, proveedores tecnológicos, internet o causas fuera del control razonable de ProFax, se aplicarán las disposiciones correspondientes de estos Términos.
16. Disponibilidad del Servicio
ProFax procurará mantener el Servicio disponible y operativo, pero no garantiza disponibilidad permanente o funcionamiento completamente libre de errores.
El Servicio puede depender de terceros como:
- proveedores de infraestructura;
- alojamiento cloud;
- proveedores de conectividad;
- servicios de correo;
- proveedores tecnológicos;
- proveedores de facturación electrónica;
- pasarelas de pago;
- servicios de autenticación.
ProFax no será responsable por interrupciones atribuibles exclusivamente a terceros, fuerza mayor, actos de autoridad, fallos generalizados de infraestructura o situaciones fuera de su control razonable.
Esta disposición no limita las responsabilidades que legalmente puedan corresponder a ProFax por hechos directamente imputables a ProFax.
17. Proveedores de Pago
Los pagos y suscripciones podrán ser procesados por Wompi u otros proveedores de pago.
El usuario deberá aceptar las condiciones aplicables de dichos proveedores cuando sean necesarias para completar la transacción.
Cuando el procesamiento financiero sea realizado directamente por el proveedor de pagos, ProFax no almacenará deliberadamente datos completos de tarjetas que no sean necesarios para la operación del Servicio.
18. Uso Aceptable
Está prohibido utilizar ProFax para:
- cometer actividades ilícitas;
- realizar fraude;
- suplantar personas o empresas;
- vulnerar cuentas;
- acceder a información de otros Tenants;
- introducir malware;
- interferir con el funcionamiento del Servicio;
- atacar infraestructura;
- infringir derechos de terceros;
- utilizar el Servicio de forma deliberadamente perjudicial.
ProFax podrá investigar y adoptar medidas razonables cuando detecte incumplimientos.
19. Propiedad Intelectual
Todos los derechos sobre ProFax, incluyendo software, código fuente, marcas, logotipos, interfaces, diseños, documentación y componentes tecnológicos pertenecen a ProFax o a sus respectivos licenciantes.
El usuario conserva los derechos que le correspondan sobre la información y contenido introducido en la Plataforma.
El usuario autoriza a ProFax únicamente a utilizar, almacenar, procesar y transmitir dicha información en la medida necesaria para prestar el Servicio y cumplir obligaciones legales.
20. Confidencialidad
ProFax adoptará medidas razonables para proteger la confidencialidad de información no pública de los usuarios.
No se considerará confidencial la información que:
- sea pública;
- haya sido obtenida legítimamente por otro medio;
- deba ser divulgada por obligación legal o judicial.
21. Seguridad de la Información
ProFax implementará medidas técnicas y organizativas razonables destinadas a proteger la información frente a acceso no autorizado, alteración, pérdida o destrucción.
Estas medidas podrán incluir:
- HTTPS/TLS;
- protección de credenciales;
- controles de acceso;
- aislamiento lógico por Tenant;
- gestión de sesiones;
- auditoría de actividad;
- medidas de protección de infraestructura;
- procedimientos de gestión de incidentes.
Ningún sistema conectado a internet puede garantizar seguridad absoluta.
22. Conservación y Exportación de Información
El usuario es responsable de conservar copias de aquella información que resulte necesaria para su negocio y del cumplimiento de sus obligaciones legales.
Cuando se cancele o termine una cuenta, ProFax podrá ofrecer un período razonable para descargar o exportar la información disponible.
La eliminación posterior de información estará sujeta a:
- las condiciones contractuales;
- obligaciones legales;
- obligaciones tributarias;
- requisitos de conservación documental;
- necesidades de seguridad y respaldo.
ProFax no eliminará información cuando exista una obligación legal que exija conservarla.
23. Suspensión y Terminación
ProFax podrá suspender o terminar una cuenta cuando:
- exista incumplimiento de estos Términos;
- exista mora en el pago;
- exista fraude;
- exista riesgo grave de seguridad;
- se detecte uso ilícito;
- exista requerimiento legal;
- resulte necesario proteger al Servicio o a otros usuarios.
Cuando sea razonablemente posible, ProFax informará la razón de la medida.
24. Limitación de Responsabilidad
En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, ProFax no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuenciales, lucro cesante, pérdida de oportunidades o pérdida de ingresos que no sean atribuibles directamente a ProFax.
ProFax tampoco responderá por daños derivados exclusivamente de:
- información incorrecta proporcionada por el usuario;
- errores de configuración realizados por el usuario;
- uso contrario a las instrucciones;
- credenciales comprometidas por negligencia del usuario;
- proveedores externos;
- fallos generales de conectividad;
- actuaciones de autoridades;
- fuerza mayor;
- incumplimientos tributarios propios del usuario.
En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad contractual total de ProFax derivada de los servicios pagados se limitará al valor efectivamente pagado por el usuario a ProFax durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.
Esta limitación no aplicará cuando la ley prohíba excluir o limitar determinada responsabilidad.
25. Indemnidad
En la medida permitida por la legislación aplicable, el usuario responderá frente a ProFax por reclamaciones de terceros derivadas directamente de:
- uso ilícito o fraudulento del Servicio;
- información suministrada por el usuario que vulnere derechos de terceros;
- tratamiento ilícito de datos bajo responsabilidad del usuario;
- incumplimientos legales imputables al usuario.
26. Fuerza Mayor
ProFax no será responsable por retrasos o incumplimientos causados por hechos imprevisibles o irresistibles fuera de su control razonable, incluidos desastres naturales, fallos masivos de infraestructura, conflictos, actos de autoridad, interrupciones generalizadas de telecomunicaciones y hechos equivalentes.
27. Modificaciones
ProFax podrá modificar estos Términos cuando sea necesario por cambios legales, tecnológicos, operativos o comerciales.
La versión vigente estará publicada en profax.cloud.
Cuando corresponda, los cambios relevantes serán comunicados mediante medios razonables.
28. Divisibilidad
Si alguna disposición fuese declarada inválida, ilegal o inexigible, las demás disposiciones continuarán vigentes en la medida permitida por la ley.
29. Ley Aplicable
Estos Términos se regirán por las leyes de la República de Colombia, sin perjuicio de las normas imperativas que resulten aplicables.
30. Contacto
Para consultas, peticiones, quejas o reclamaciones:
Correo: soporte@profax.cloud
Sitio web: https://profax.cloud